Революція у документообігу, про яку говорили роками, нарешті стає реальністю.

Законопроєкт № 14023 дозволяє бізнесу відмовитися від двосторонніх актів наданих послуг. Але “просто перестати підписувати акти” – це шлях до штрафів та програних судів.

Коли акт більше не потрібен?
Згідно з новою редакцією закону, ви можете не складати акт приймання-передачі послуг лише за одночасного виконання двох умов:
1. Договірне застереження: у вашому письмовому договорі прямо зазначено, що підтвердженням надання послуг є інвойс (рахунок-фактура) і він має статус первинного документа.
2. Факт оплати (або відсутність заперечень): оплата інвойсу клієнтом автоматично підтверджує, що послуги надані в повному обсязі та прийняті.

Увага! Для робіт (будівництво, ремонт, виробництво), де є матеріальний результат, ми все одно наполегливо рекомендуємо залишати акти. Інвойс ідеально працює для послуг: оренда, маркетинг, ІТ-супровід, консалтинг, юридичні послуги.

Що має бути в інвойсі, щоб він став «законною первинкою»?
Просто папірець із написом “Рахунок” не замінить акт. Щоб інвойс відповідав Закону «Про бухгалтерський облік», він обов’язково повинен містити такі реквізити:
– Назва документа: “Інвойс (рахунок-фактура)” або “Рахунок-акт”.
– Дата складання: саме ця дата буде датою здійснення господарської операції.
– Назва підприємства: повна назва постачальника, від імені якого складено документ.
– Зміст та обсяг операції: замість розпливчастого “послуги згідно договору”, пишіть конкретно: “Консультаційні послуги з питань оподаткування за лютий 2026 року”.
–  Одиниця виміру: кількість годин, місяців, або просто “1 послуга”.
– Сума та валюта: чітка сума до оплати з урахуванням ПДВ (якщо ви платник).
– Підпис виконавця: посада та підпис особи, відповідальної за здійснення операції.

Підпис замовника тепер стає опціональним, якщо ваш договір дозволяє одностороннє оформлення.

Чек-лист для ваших договорів
1. Статус інвойсу: “Сторони погодили, що первинним документом, який підтверджує надання послуг, є інвойс (рахунок-фактура), складений Виконавцем в односторонньому порядку”.
2. Механізм акцепту: “Оплата інвойсу Замовником є безумовним підтвердженням прийняття послуг у повному обсязі без зауважень”.
3. Строк для скарг: “Замовник має право висунути претензії щодо якості послуг протягом 3-х робочих днів з моменту отримання інвойсу. Якщо заперечень не надійшло – послуги вважаються прийнятими”.

Де залишаються ризики?
• Податкова накладна все ще реєструється за «першою подією». Якщо першою подією був інвойс (а не оплата), ви повинні бути впевнені, що дата інвойсу зафіксована у вашій системі документообігу.
• Валютний контроль банків стає лояльнішим, але для міжнародних аудитів краще мати чітке посилання в інвойсі на номер та дату контракту.
• Пам’ятайте, що інвойс – це лише форма. Якщо ви оплатили “маркетингове дослідження” на 1 млн грн, але у вас немає самого звіту, податкова все одно може визнати операцію фіктивною.

Перехід на інвойси – це колосальна економія часу та паперу. Це крок до сучасного цифрового бізнесу. Але цей крок має супроводжуватися ревізією ваших договорів.

Порада від АБ “Гончарук та партнери” не замінюйте акти інвойсами в один день. Проведіть пілотний проєкт з декількома лояльними контрагентами, оновивши договори під нову редакцію Закону про бухоблік.
Потрібен ідеальний шаблон «Рахунку-акту» або аудит ваших договорів під нові правила?
Наші експерти допоможуть налаштувати ваш документообіг так, щоб він витримав будь-яку перевірку.