З 1 вересня 2021 року набрав чинності ДСТУ 4163:2020 («Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів») відповідно до якого застосовуються нові вимоги до оформлення документів.

Починаючи з 1 вересня 2021 року усі державні органи, органи місцевого самоврядування, установи, підприємства, організації та інші юридичні особи повинні застосовувати ДСТУ 4163.

Також варто звернути увагу що принципи здійснення ФОПом підприємницької діяльності роблять його подібним до юридичних осіб, а тому, дія вимог ДСТУ 4163 поширюється на ФОПів.

Перелік документів, які оформлюються відповідно до вимог ДСТУ 4163:

• положення
• статути
• посадові інструкції, штатні розписи тощо
• розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо.

Відносно бухгалтерських документів (таких як первинні документи бухгалтерського обліку: товарно-транспортні накладні, видаткові накладні, акти про виконані роботи) дія ДСТУ 4163 не поширюється.

Вимоги даного Стандарту поширюваться на паперові документи та електронні.

Основні вимоги:

• Обов’язкове використання одного типу шрифту — Times New Roman, з бажаним основним кеглем 12-14, текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали;
• Вносимо тільки прізвище та ім’я (Ці вимоги поширюються і на порядок засвідчення копії документа: слова «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. Прізвище друкується великими літерами, приклад – Юрій СИДОРЕНКО)
• У відомостях про виконання документазазначаємо Прізвище і власне ім’я виконавця документа, номер його службового телефону, приклад – Сидоренко Юрій  4221229.
• Відмітка про ознайомлення із документом – новий реквізит документа.Ця відмітка складається з таких елементів: слів «З документом ознайомлений(-а,-і):» (без лапок), особистого підпису, власного імені, дати, яку працівник власноручно проставляє під час ознайомлення, приклад – З наказом ознайомлений: підпис Юрій Сидоренко 21.09.2021
• Пунктом 4 Стандарту ДСТУ 4163:2020 передбаченкообов’язкові реквізити, що надають документу юридичної сили:
  1) найменування юридичної особи;
  2) назва виду документа;
  3) дата документа;
  4) реєстраційний індекс документа,
  5) заголовок до тексту документа,
  6) текст документа;
  7) підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка).

• Порядок складання реєстраційного індексу документа складається з порядкового номера документа (1) і доповнюється індексами (індексом номенклатури справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ) (2), приклад – 987/01-11.
• Дата документапрописується у такому форматі: 21.09.2021 або 21 вересня 2021 року. Якщо число місяця містить одну цифру, попереду необхідно ставити цифру нуль. Крапку в кінці дати не ставимо, слово «рік» можна скоротити літерою «р.».
• Печаткунеобхідно ставити так, щоб вона охоплювала останні кілька літер найменування посади, особи, яка підписала документ, але не особистий підпис особи.

Пунктом 5.9 передбачено, що назва виду документу, яке складає підприємство, має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі. Кожне підприємство повинно скласти власний перелік документів, які воно передбачає видавати у процесі своєї діяльності. При цьому, прописати також правила та порядок їх складання.

Типової форми переліку документів, яке повинно скласти підприємство, не існує. Стандартом лише передбачено, що такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів та назви інших документів, що закріплені в положенні (статуті) підприємства.