У багатьох компаніях КЕП директора роками лежить у бухгалтера. Звітність, податкові накладні, платежі: так зручніше. Проблема в тому, що майже ніде не записано, що саме бухгалтеру дозволено цим ключем підписувати. А коли виникає конфлікт, з’ясовується, що для суду підписав директор.
Нижче розповідаємо, чому так відбувається і як ми оформлюємо передачу ключа для клієнтів, щоб у спорі директор мав чим себе захистити.
Закон прямо каже: кваліфікований електронний підпис має таку саму силу, як власноручний, і має презумпцію відповідності власноручному підпису (ч. 6 ст. 18 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»). Простими словами: поки не доведено інше, вважається, що документ підписали ви.
Хто насправді сидів за комп’ютером, у файлі не видно. І довести, що це були не ви, доведеться саме вам. Причому документами: якщо одна сторона заперечує сам факт укладення договору, рішення суду не може спиратися на показання свідків (ч. 1 ст. 218 Цивільного кодексу).
Окремо: договір з надавачем КЕП зобов’язує власника не допускати інших осіб до свого ключа. Тож передача ключа завжди ризик, який варто хоча б обмежити папером.
Ось як ми будуємо такий акт для клієнтів. Він короткий, на дві сторінки, і є додатком до договору з бухгалтером чи бухгалтерською фірмою.
1. Що саме передано. Назва файлу ключа, сертифікат, факт передачі пароля. Бухгалтер підтверджує, що ключ чинний і пароль підходить.
2. Вичерпний перелік дозволених дій. Наприклад: подання звітності до податкової і статистики, реєстрація податкових накладних, звірки в електронному кабінеті платника. Все, чого немає в переліку, не охоплюється вашою згодою. І це записано задовго до будь-якого спору.
3. Платежі тільки після погодження директора. Бухгалтер надсилає опис платежу на погодження, директор відповідає листом з корпоративної пошти. Кожен платіж має письмовий слід.
4. Пряма заборона підписувати договори, довіреності, заяви, визнання боргу та будь-які інші документи, якими компанія чи директор беруть на себе зобов’язання.
5. Відповідальність за доступ. Бухгалтер або фірма відповідає за те, щоб ключем не скористалися сторонні, зокрема її власні працівники поза дорученням.
6. Що відбувається, коли співпраця закінчилась. Копії ключа повертаються або знищуються, про це складається короткий документ, а директор того ж дня блокує або скасовує сертифікат і отримує новий ключ. Саме цей пункт найчастіше забувають, і саме після зміни бухгалтера стається більшість історій з «чужими» підписами.
Часто так. Кваліфіковані сертифікати видають не лише керівникам, а й посадовим особам компанії: найманим працівникам, підрядникам. Якщо бухгалтер підписує звітність власним КЕП як представник компанії, у будь-якому спорі видно, хто саме підписав документ. Але на практиці директорський ключ все одно часто передають, наприклад для банку чи окремих сервісів. Тоді без акта не обійтися.
Перше. Заблокуйте або скасуйте сертифікат. За законом надавач має зробити це протягом двох годин після вашої заяви. У КНЕДП податкової блокування можна оформити навіть телефоном (044) 284-00-10 за ключовою фразою, яку ви вказували при отриманні ключа.
Друге. Зберіть докази того, де ви були і що робили в момент підписання: поїздки, платежі, листування. Зафіксуйте, у кого був доступ до файлу ключа.
Третє. Запросіть у надавача історію свого сертифіката: коли його формували і чи не переоформлювали дистанційно. Податкова зберігає сертифікати безстроково.
Четверте. Не подавайте поспіхом позов «про недійсність». Якщо ви взагалі не виявляли волі, договір вважається неукладеним, а не недійсним, і це враховують при виборі способу захисту (постанова КЦС ВС від 05.06.2024 у справі № 335/8467/21). Цю позицію заявляють у спорі, де вам пред’являють вимоги за таким договором.
Адвокати Honcharuk Partners підготують акт передачі КЕП під вашу модель роботи з бухгалтером, а якщо ключ уже використали без вашого відома, допоможуть заблокувати його, зібрати докази і захиститися в суді.
Читайте також:
П: Чи можна передати КЕП директора бухгалтеру?
В: На практиці так роблять дуже часто, і закон не дає готової заборони для таких внутрішніх домовленостей. Але для всіх зовнішніх осіб підпис вашим ключем вважається вашим підписом. Тому передачу варто оформити актом з чітким переліком дозволених дій, а там, де можливо, оформити бухгалтеру власний КЕП як працівнику чи підряднику компанії.
П: Чи захистить акт, якщо моїм ключем підписали договір без мого відома?
В: Акт не скасовує презумпцію для контрагента, але є письмовим доказом, складеним до конфлікту, що на підписання таких документів ви згоди не давали. У спорі це один із ключових доказів разом із даними про те, де ви були і хто мав доступ до ключа.
П: Як швидко заблокувати КЕП, виданий податковою?
В: Кваліфікований сертифікат блокується протягом двох годин після заяви власника. У КНЕДП ДПС це можна зробити електронним запитом через «ІІТ Користувач ЦСК-1», письмовою заявою з паспортом або телефоном (044) 284-00-10 за ключовою фразою, яку ви вказали при отриманні ключа. Блокування діє до 30 днів, потім сертифікат автоматично скасовується.
П: Чи можна бухгалтеру мати власний КЕП для роботи з компанією?
В: Так. Надавачі видають кваліфіковані сертифікати не лише директорам, а й посадовим особам компанії, зокрема найманим працівникам і підрядникам. Це найчистіше рішення: кожен підписує своїм ключем, і в разі спору видно, хто саме підписав документ.
П: Що робити, якщо моїм КЕП підписали документ, якого я не підписував?
В: Негайно заблокуйте або скасуйте сертифікат, збережіть докази того, де ви були в момент підписання, і запросіть у надавача історію свого сертифіката. Далі адвокат оцінить, чи заявляти до поліції і як захищатися в суді. Важливо: у такому спорі договір, як правило, оспорюють як неукладений, а не як недійсний.
П: Скільки зберігається інформація про мій сертифікат?
В: Надавач КЕП податкової зберігає видані сертифікати і списки відкликаних сертифікатів безстроково і на запит користувача надає доступ до них з архіву. Тобто історію своїх сертифікатів можна відновити навіть через роки.
Матеріал підготовлено адвокатами Honcharuk Partners для загального інформування. Кожна ситуація має індивідуальні особливості, зверніться за консультацією.